当已归档保存的个人住房贷款档案发生借出、借阅、归还时，档案管理员应根据有关的档案管理规定，要求借阅、查询人员填写有关的登记表并签字，对于借阅有关贷款的重要档案资料，必须经过有权人员的审批同意。