2011年3月，A市烟草专卖局根据上级主管部门要求，对辖区各县烟草专卖局零售户基本信息档案和零售许可卷宗进行检查。A市局工作人员小王在检查中发现，S县烟草专卖局零售许可卷宗归档存在下列现象：因为该局发放的零售许可证数量较少，故工作人员将该局每月审批发放的零售许可卷宗汇编成一份烟草专卖零售许可卷宗，并使用一个档案编号；部分卷宗的文书材料使用圆珠笔书写；有的卷宗文本材料使用B5纸直接入卷；有的卷宗文本材料编码时，正页的页码在左上角，反页的在右上角；所有卷宗卷内封面、封底和卷内目录均编写了页号。