一家跨国公司聘用了一家施工公司来为其全球总部建设一座20层的办公大楼，项目发起人要求办公大楼增加第21层，这层办公楼未在原始计划中，项目经理要求发起人批准标准的项目变更请求。但是，项目发起人拒绝并认为电子邮件批准已经足够充分。下列哪一份文件将避免这种类型的问题？（）