在项目的生命周期中，项目的第一阶段结束时，项目经理收到供应商的发票，令他吃惊的是其中饮食的费用超出合同要求的费用，虽然在项目该阶段中口头约定并实施了一些设计变更，在这些费用付清之前，供应商将不会提供其它工作，而项目发起人又拒绝支付超额费用。为避免发生冲突，项目经理可以采取的最适当措施是什么？（）