你负责的项目已经进行了18个月了。某天，公司的CEO给你发了一封电子邮件，要你向所有的、确定的内部和外部的干系人报告项目当前的情况。报告的时间定在了下周一。你预计可能会有50多有出席。报告准备工作的第一步应该是（）。